Une migration de messagerie ne déplace pas vos messages : elle les copie. Tant que l'ancienne boîte n'est pas fermée, vous avez deux exemplaires de tout, et vous pouvez revenir en arrière. Dans les migrations ratées, ce qu'on perd, ce sont rarement les emails : ce sont les messages arrivés pendant le basculement, et les accès que personne n'avait notés.
« On va perdre nos emails. » C'est la phrase qui fait repousser une migration de messagerie de trimestre en trimestre, jusqu'à ce que l'ancienne solution devienne intenable. Voici ce qui se passe réellement, dans l'ordre, et ce qu'il faut avoir préparé.
Ce qui se perd vraiment, et ce qui ne se perd jamais
Le transfert des messages se fait par copie, d'un serveur à l'autre. Vos anciens messages restent chez votre ancien fournisseur pendant toute l'opération. Si quelque chose se passe mal, vous n'avez rien perdu : vous recommencez.
Les vraies pertes viennent d'ailleurs :
- Les messages reçus pendant le basculement. Entre le moment où vous changez l'adressage de votre domaine et celui où le changement est connu partout, un message peut encore arriver dans l'ancienne boîte. Il n'est pas perdu, juste au mauvais endroit. D'où la règle de garder l'ancienne boîte ouverte quelques jours.
- Les accès que personne n'avait notés. Le mot de passe du compte administrateur de l'ancien service, celui du gestionnaire du nom de domaine, l'adresse de récupération d'un compte créé par un stagiaire parti depuis. C'est la première cause de migration bloquée.
- Les règles et les signatures. Les filtres de tri, les réponses automatiques et les signatures ne se transfèrent pas. Il faut les recréer, et mieux vaut le savoir la veille que le lendemain.
Les trois choses à faire avant de toucher à quoi que ce soit
1. Faire la liste des adresses, et de qui les utilise. Pas seulement les personnes, les adresses techniques aussi : contact@, facturation@, celle qui reçoit les commandes du site, celle qui sert d'expéditeur aux notifications. Ce sont elles qu'on oublie, et ça se voit dès le premier jour.
2. Vérifier que votre fournisseur actuel accepte l'IMAP. C'est le protocole qui permet de lire une boîte à distance, donc de la recopier. Sans lui, la copie automatique est impossible et il faut passer par les fichiers d'archive de chaque poste, ce qui change complètement l'ampleur du chantier. Gmail, Outlook.com et la plupart des hébergeurs le proposent.
3. Récupérer la main sur votre nom de domaine. Migrer une messagerie, c'est modifier l'adressage du domaine. Si votre domaine est géré par un prestataire injoignable, tout s'arrête là. Vérifiez maintenant, pas le jour J.
Comment se passe le transfert
Chez Apiqa, la copie des messages passe par un assistant intégré : vous indiquez l'ancienne boîte et ses accès, il transfère les messages et l'arborescence des dossiers vers le nouveau serveur. Il fonctionne depuis Gmail, Outlook.com, OVH et tout fournisseur qui accepte l'IMAP. Le transfert et la migration des adresses sont compris dans l'abonnement : ce n'est pas une prestation facturée en plus.
Pendant que la copie tourne, tout le monde continue de travailler sur l'ancienne boîte. Rien n'est coupé. La copie peut être relancée : les messages arrivés entre-temps sont ajoutés.
Le jour du basculement : deux pièges
Le basculement lui-même est un changement d'adressage du domaine. À partir de là, le courrier arrive sur le nouveau serveur. Deux choses méritent votre attention.
Le changement n'est pas instantané partout. Il se diffuse sur le réseau, et pendant cette diffusion, certains expéditeurs écrivent encore à l'ancienne adresse. C'est normal, et c'est pour ça qu'on ne ferme pas l'ancienne boîte le jour même. Gardez-la ouverte le temps de vérifier qu'elle ne reçoit plus rien.
Les postes doivent être reconfigurés. Outlook, Thunderbird, Apple Mail et les téléphones gardent l'ancien serveur en mémoire. Chaque poste demande deux minutes. Prévoyez le créneau : c'est court, mais ça concerne tout le monde en même temps.
Un conseil de calendrier : basculez un jeudi. Vous avez le vendredi pour traiter ce qui coince, et le week-end amortit le reste. Un vendredi soir, vous découvrez les problèmes le lundi, multipliés par trois jours de courrier.
Ce que vous gagnez, et ce que ça coûte
Une messagerie professionnelle à votre nom de domaine coûte 10 200 Ar par adresse et par mois, soit 102 000 Ar à l'année, nom de domaine compris. L'espace de stockage est illimité, les boîtes s'ouvrent depuis un webmail comme depuis Outlook ou un téléphone, et l'agenda, les contacts et la visioconférence, sans limite de participants, viennent avec.
| Formule | Par mois | À l'année | Ce qu'elle ajoute |
|---|---|---|---|
| Basic | 10 200 Ar | 102 000 Ar | Stockage illimité, agenda, contacts, visioconférence |
| Corporate | 18 000 Ar | 180 000 Ar | Gestion des comptes et outil d'emailing |
Au-delà de dix adresses, l'hébergement de votre site web est offert. Une entreprise de douze personnes ne paie donc que ses boîtes, et son site est logé avec.
Le reste est réglé d'office. Les protections contre l'usurpation d'adresse, qui décident si vos messages arrivent en boîte de réception ou en indésirables, sont configurées dès l'ouverture. Après la migration, vos boîtes sont sauvegardées chaque jour. Et vos données sont hébergées en Suisse, dans des datacenters certifiés ISO 27001, hors de portée du droit américain.
Une fois le paiement reçu, les boîtes sont ouvertes sous 48 heures au plus, et sous 24 heures le plus souvent. Voir les offres de messagerie, ou appelez-nous : on regarde d'abord si votre fournisseur actuel accepte l'IMAP, et on saura tout de suite si la migration est simple ou non.
